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[GMAIL]: Ecco come gestire tutte le tue email di lavoro in 5 minuti

Ottimizza il tuo tempo gestendo l’email con il Metodo Rosso

gmail

Se per lavoro utilizzi molto l’email e se giornalmente ricevi una grossa mole di email questo metodo per gestirle ti potrebbe tornare utile, per essere più produttivo e non perdere tempo. Se hai risposto si a queste domande allora ti può tornare utile conoscere il “Metodo Rosso“.

IL METODO ROSSO PORTA A ZERO LE TUE EMAIL

Quante volte avete provato il brivido di aprire la vostra email e trovare la sezione In arrivo con vicino un numero a tre cifre? A me più di una volta specialmente dopo le ferie, a questo punto hai solo due soluzioni:

  1. Le leggi e smaltisci  tutte perdendo tutta la giornata
  2. Usi il Metodo Rosso

Il primo punto non te lo consiglio, quindi andiamo a vedere il secondo e tranquilli non è niente di difficile. Io uso Gmail perché trovo molto utile la funzione delle etichette, ma se avete un gestore di email che prevede l’utilizzo delle etichette va bene lo stesso.

La prima cosa da fare è creare tre etichette che andremo ad utilizzare più avanti: AZIONE, IN ATTESA e ARCHIVIO. Ok, a questo punto dobbiamo andare ad enunciare la regola fondamentale di questa regola: “Tutte l’email che non richiedono un tempo superiore ai 2 minuti devono essere processate subito“.

Queste email saranno etichettate con la voce AZIONE, mentre alcune email non si riesce a gestirle in due minuti perché hanno bisogno di una risposta più complessa o semplicemente perché prima di rispondere dobbiamo aspettare il lavoro di altre persone. Allora in questo caso l’email non saranno ne archiviate ne scartate ma semplicemente messe IN ATTESA. 

L’etichetta ARCHIVIO viene utilizzato per tutte quelle email a cui ho risposto, email lette ma che non necessitano risposta o email troppe vecchie che ormai non ha senso rispondere. Seguendo questo “algoritmo” vedrai diminuire il numerino vicino la voce In arrivo e riuscirai a perdere meno tempo ed essere più produttivo.

CONCLUSIONI

Conoscevi già questo metodo o usi altri metodi? Lascia la tua esperienza nei commenti sotto questo post, il tuo contributo sarà utile anche ad altri.

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